Hvorfor bruke SFTP?
Kompatibilitet
Fungerer med nesten alle store HRIS-systemer
Automatisering
Muliggjør automatiserte og sikre oppdateringer av ansattdata
Sikkerhet
SSH-kryptering beskytter data under overføring
SFTP bruker secure shell (SSH) kryptering for å beskytte dataene dine under overføring, noe som gjør det til en betrodd løsning for sikker sending og mottak av filer mellom systemer.
Hvem bør fullføre oppsettet?
Vi anbefaler at denne delen av oppsettet fullføres av ditt IT-integrasjonsteam eller en person som:
- IT-integrasjonsansvarligPerson med nødvendige tilganger og privilegier i HRIS-systemet
- Preppio Administrator-tilgangAdministrator-tilgang i Preppio eller tett samarbeid med noen som har det
- HRIS Data Export-funksjonMulighet til å konfigurere dataeksport og integrasjoner i HRIS
Tips: Hvis du er usikker på hvem i organisasjonen din som har nødvendig tilgang, sjekk med IT-avdelingen eller HRIS-systemadministratoren.
Anbefalte CSV-overskrifter
Inkluder følgende kolonne-overskrifter (rekkefølgen spiller ingen rolle):
Private_EmailBusiness_EmailFirst_NameLast_NameFull_NameEmployee_IDStart_DateLast_DateSick_leave_start_dateNational_identity_numberPrivate_PhoneBusiness_PhoneManager_IDBuddy_IDHRBP_IDCountryRegionCustom_Tag_1Custom_Tag_2Minimum påkrevd: first_name, last_name, full_name, minst én e-postadresse, minst ett telefonnummer, start_date og end_date.
Opprett tilpasset rapport i HRIS
Konfigurer HRIS-systemet til å generere og eksportere ansattdata
- 1Start med å opprette en tilpasset rapport i HRIS
- 2Inkluder grunnleggende identifikatorer: employee_id, first_name, last_name, full_name
- 3Legg til kontaktdetaljer: private_email eller business_email, phone
- 4Inkluder viktige datoer: start_date, end_date, sick_leave_start_date
- 5Legg til interessentroller: manager_id, buddy_id, hrbp_id (om relevant)
Generer og formater CSV-fil
Eksporter ansattdata til riktig formatert CSV-fil for Preppio
- 1Eksporter én eller flere ansattoppføringer til CSV-fil
- 2Filtype: Må være UTF-8-kodet
- 3Filnavn: Kan være et hvilket som helst alfanumerisk navn (f.eks. employee_records.csv)
- 4Skilletegn: Bruk enten komma (,) eller semikolon (;)
- 5Inkluder anbefalte CSV-overskrifter for optimal kompatibilitet
Velg primærnøkkel
Definer unik identifikator for korrekt matching av ansattoppføringer
- 1Employee ID - Beste valg ved import fra HR-system med unike ID-er
- 2Business Email - Nyttig hvis ansatt-ID-er ikke er tilgjengelige
- 3Private Email eller Phone Number - Ideelt for pre-boarding
- 4Primærnøkkelen må forbli konsistent på tvers av fremtidige importer
- 5Hjelper å unngå duplikate oppføringer og sikrer korrekte oppdateringer
Map CSV-felt til Preppio
Konfigurer feltmapping mellom CSV-overskrifter og Preppio-felt
- 1Map minimum påkrevde felt: First Name, Full Name, Email
- 2Konfigurer dato-felt: Start Date, End Date, Sick Leave Start Date
- 3Tilordne kontaktinformasjon basert på kommunikasjonskanaler
- 4Inkluder interessent-ID-er for workflow-funksjonalitet
- 5Feltrekkefølge spiller ingen rolle - mapping gjøres under oppsett
Konfigurer SFTP-eksport
Sett opp automatisert levering til Preppio via SFTP
- 1Leveringsmetode: Velg SFTP i HRIS-systemet
- 2SFTP-adresse: Angi adressen som oppgis i Preppio-applikasjonen
- 3Autentiseringsmetode: Velg Password
- 4Passord og Bruker-ID: Bruk legitimasjon fra Preppio-integrasjonsoppsett
- 5Eksportfrekvens: Hver 12. time eller daglig
Test før full lansering
Verifiser integrasjonen med en liten gruppe ansatte
- 1Kjør testsynkronisering med få ansatte før full utrulling
- 2Verifiser at filen er formatert korrekt
- 3Sjekk at alle påkrevde felt er mappet
- 4Bekreft at integrasjonen fungerer end-to-end som forventet
- 5Fortsett med full distribusjon når testen er vellykket
CSV-eksempler
Eksempel 1: Grunnleggende CSV
Business_Email,First_Name,Last_Name,Full_Name,Employee_ID,Country,Start_Date johndoe@yourcorp.com,John,Doe,John Doe,8151658,United States,01-10-2022 janesmith@yourcorp.com,Jane,Smith,Jane Smith,7124590,Canada,01-11-2022
Eksempel 2: Utvidet CSV med valgfrie felt
Private_Email,Business_Email,First_Name,Last_Name,Employee_ID,Manager_ID,Custom_Tag_1 john.private@gmail.com,johndoe@yourcorp.com,John,Doe,8151658,55443322,NewHireUSA
Beste praksis
- Inkluder både private og business kontaktinfo for bedre tilgjengelighet
- For pre-boarding er private e-post og telefonnumre viktige
- Last opp filen før neste planlagte synkronisering
- Test alltid med en liten gruppe før full utrulling
Feilsøking
SFTP-tilkoblingsproblemer
Verifiser SFTP-adresse, brukernavn og passord fra Preppio-integrasjonsoppsettet.
CSV-formatfeil
Sørg for UTF-8-koding og korrekt skilletegn. Sjekk at alle påkrevde felt er inkludert.
Feltmapping-problemer
Verifiser at CSV-overskriftene mapper korrekt til Preppio-feltene under importprosessen.