De sex vanligaste utmaningarna med onboarding

Introduktion av anställda är en av de mest effektfulla HR-processerna, men det är fortfarande en av de mest utmanande att få rätt. Även organisationer som inser vikten av onboarding kämpar ofta med genomförandet. Här är de sex bästa utmaningarna som undergräver introduktionseffektiviteten – och vad du kan göra åt var och en.

1. Låg investering i onboarding

Trots den väldokumenterade avkastningen på investeringen av starka onboarding-program är det fortfarande många organisationer som underinvesterar. Endast 33 % av företagen som tillfrågades av HR.com rapporterade att de hade en introduktionsplan för anställda. Det betyder att två tredjedelar av organisationerna lämnar nyanställda för att sjunka eller simma utan en strukturerad process för att vägleda dem.

Låga investeringar tar sig många former: otillräcklig budget för onboarding-teknik, ingen dedikerad onboarding-personal, brist på utbildning för chefer om deras onboarding-roll och minimal tid som tilldelas för processen. Organisationer som behandlar onboarding som en kostnad snarare än en investering ser konsekvent högre omsättning, längre uppgångstider och lägre engagemang. Uppgifterna är tydliga – varje krona som spenderas på onboarding ger multipler i retention och produktivitet.

2. Slumpmässiga onboarding- och chefsfel

Även med en onboardingplan kan genomförandet brista hos cheferna. De har många uppgifter, och introduktionen konkurrerar med andra prioriteringar. Utan tydligt ansvar och stöd blir det lätt bara en snabb rundtur, några presentationer och en länk till personalhandboken.

Resultatet blir en ojämn introduktion som beror på vilken chef den nyanställda får. Några får mycket stöd från en engagerad chef, andra nästan inget. Det är orättvist och skapar skillnader i resultaten. Lösningen kräver både chefsutbildning och teknik som ger en jämn kvalitet oavsett vem som ansvarar för introduktionen.

3. Glappet mellan rekrytering och onboarding

I många organisationer arbetar rekrytering och onboarding var för sig. Löften om kultur, utveckling och samarbete förs inte alltid vidare till dem som ansvarar för introduktionen. Då möter den nyanställda en annan verklighet än den som presenterades under rekryteringen.

En studie av Aberdeen fann att 78 % av de bästa organisationerna har anpassat sina anställnings- och introduktionsprocesser. Däremot var det bara 28 % av underpresterande som gjorde det. När rekrytering och onboarding hänger ihop känns övergången sömlös. Nyanställda känner att organisationen som uppvaktade dem är samma som välkomnar dem. Denna anpassning kräver delad data, delade mål och regelbunden kommunikation mellan rekryterings- och HR-team.

4. Brist på medarbetarnas engagemang

Medarbetarnas engagemang börjar på dag ett – eller till och med tidigare. När onboarding inte lyckas engagera nyanställda känslomässigt sätter det tonen för en oengagerad anställning. Forskning visar att 70 % av en anställds erfarenhet är relaterad till deras direkta chef. Om chefen är frånvarande eller oengagerad under onboarding, lär den nyanställde snabbt att engagemang inte värderas.

Engagemang i onboarding innebär att gå längre än efterlevnad och informationsöverföring. Det innebär att skapa ögonblick av anslutning, firande och mening. Det innebär att fråga nyanställda vad de tycker, vad de behöver och vad som lockar dem. Det innebär att designa upplevelser som får människor att känna sig värderade som individer, inte bara bearbetade som nyanställningar. Organisationer som prioriterar engagemang i onboarding ser det förvärras över tid – engagerade nyanställda blir engagerade medarbetare som blir engagerade ledare.

5. Otillfredsställande utbildning på jobbet för frontlinjeanställda

Medarbetare i handel, industri, vård, besöksnäring och andra operativa roller får ofta en bristfällig onboarding. De förväntas börja arbeta med begränsad utbildning, lära sig under tiden och klara de viktiga första veckorna med lite stöd.

Detta är särskilt problematiskt eftersom frontlinjeroller ofta har den högsta omsättningshastigheten. Tillvägagångssättet "lära genom att göra" kan tyckas vara effektivt, men det leder till misstag, frustration och tidiga exit. Frontline-anställda förtjänar en strukturerad utbildning som successivt bygger upp kompetens och förtroende. Mobile-first onboarding-lösningar som levererar kortfattat utbildningsinnehåll kan vara särskilt effektiva för dessa roller, vilket gör att anställda kan lära sig i sin egen takt utan att dras från golvet för långa klassrumssessioner.

6. Orkestrationen mellan intressenter misslyckas

Effektiv onboarding kräver samarbete mellan HR, rekryterande chef, IT, lokalansvariga, fadder eller mentor och resten av teamet. När någon del brister drabbas den nyanställda: datorn är inte klar, passerkortet saknas, chefen är bortrest eller faddern har glömt uppgiften.

Orkestereringsfel är de vanligaste och mest förebyggbara onboardingsproblemen. De inträffar eftersom organisationer förlitar sig på manuella processer, e-postpåminnelser och individuellt minne för att koordinera komplexa arbetsflöden med flera intressenter. Lösningen är automatisering och ansvarsskyldighet – teknik som tilldelar uppgifter, skickar påminnelser, spårar slutförandet och eskalerar när saker faller mellan stolarna. När onboarding-orkestrering fungerar ser det enkelt ut för den nyanställde. När det misslyckas är det smärtsamt uppenbart.

Att övervinna dessa utmaningar

Ingen av dessa utmaningar är oöverstigliga. De delar alla en röd tråd: de uppstår genom att behandla onboarding som en eftertanke snarare än en strategisk prioritet. Organisationer som investerar i strukturerade, teknikaktiverade onboarding-program – med tydlig ansvarsskyldighet, chefsmedverkan och fokus på engagemang – kan övervinna var och en av dessa utmaningar. Avkastningen på den investeringen visar sig i minskad omsättning, snabbare produktivitet, högre engagemang och ett starkare arbetsgivarvarumärke.