Starta en anställningsprocess på mindre än en vecka
Vi sammanställer en praktisk och handlingsbar steg-för-steg-lista och mallar som kommer att få igång ditt onboarding-program inom en vecka. Tricket är att börja med grunderna och sedan lägga till det med tiden.
Precis som att satsa på fysisk kondition är det bättre att ta små steg nu istället för att skjuta upp det tills du kan avsätta tid och resurser för att springa ett maraton. De små stegen du tar idag kommer att skapa den fart som behövs för långsiktig framgång.
Att bygga ett onboarding-program i små steg har den extra fördelen att man kan testa det och göra justeringar allt eftersom det utvecklas. Det formas över tid av företagets tillväxt, anställdas insikter, budgetfluktuationer och teknik.
Hur strukturerar du ett introduktionsprogram för anställda?
Företag som bygger en onboardingprocess under loppet av månader genomför övningar, brainstormingsessioner och insamling av feedback. Målet är att bestämma hur man anpassar en onboarding-plan kring företagets mål, kultur, intressenter och personalens personligheter.
Men syftet med den här 6-stegsguiden är att utveckla de mest nödvändiga delarna av en onboardingprocess och LAANSERA den snabbt. Därifrån kan du växa och förbättra det. Men det kortsiktiga målet är att helt enkelt få igång det.
Onboardingens fyra faser
Denna snabblanseringsplan kommer att fokusera på sex steg längs en tidslinje för onboarding som sträcker sig över fyra faser:
- Före ombordstigning
- Första dagen
- Rollspecifik träning (2 till 4 veckor)
- Övergång till produktivitet (slutar vanligtvis cirka 90 dagar från dag ett)
Vilken roll spelar onboardingens sex C:n?
Även en enkel onboarding behöver omfatta de sex C:na: Compliance (regler och rutiner), Clarification (tydlighet), Confidence (självförtroende), Connection (relationer), Culture (kultur) och Checkback (uppföljning). De är inbyggda i stegen nedan och har stöd i forskning och teori.
Läs vidare för en kort genomgång av varje fas i onboardingen och de grundläggande åtgärder som behövs för att komma igång redan den här veckan.
Sex steg för att starta ett introduktionsprogram för anställda
Är du redo att börja? Missa inte de nedladdningsbara mallarna som hjälper dig bygga din introduktionsprocess steg för steg.
Fas 1: Preboarding – onboarding före första arbetsdagen
Denna fas av onboarding sätter scenen för en positiv och produktiv onboarding-upplevelse. Ändå förbises det ofta av arbetsgivare och är därför i bästa fall en omärklig upplevelse för nyanställda. I värsta fall leder brist på tydlig kommunikation till förvirring och oro kring förväntningar.
Steg ett: Planera för efterlevnad av instruktioner och pappersarbete för första dagen
Din HR-avdelning har förmodligen redan en mall för erbjudandebrev och process för att kommunicera förstadagsinstruktioner. Men ordnar ni att obligatoriska papper ska vara klara innan dag ett?
Genom att göra det blir det ur vägen och banar väg för en anmärkningsvärd första dag med fokus på kontakt med laget.
Att göra-lista:
- Sammanställ alla obligatoriska papper som kräver att du fyller i och undertecknar. Se till att kontrollera arbetslagstiftningen och ordna kompensation om det behövs. Eller så kan du göra detta till ett valfritt steg.
- Skapa ett bra första intryck genom att göra det enkelt för den nyanställda. Använd till exempel ifyllbara formulär och elektroniska signaturer.
- Ange tydligt vem du ska kontakta med eventuella frågor.
Steg två: Skapa anslutning med ett välkomnande från handledaren
Detta är ett mindre vanligt steg men får nyanställda att känna sig som en del av teamet innan de ens har börjat sin första dag. Ett välkomstmeddelande kan vara så enkelt som ett sms eller så utarbetat som en videorundtur på kontoret och introduktioner till teamet.
Att göra-lista:
- Bestäm formatet och mediet (t.ex. text, e-post, video) och skapa en mall.
- Bestäm vem som är involverad i detta steg och samordna. Vilken tidsram förväntas? Hur kommer de att kommunicera så att detta steg slutförs? Vem ska påminna handledaren och följa upp?
Preboardingen före första dagen spelar stor roll. Nyanställda skapar sig en bild av jobbet och funderar på hur de ska prestera och passa in. Målet är att göra förväntningarna tydliga och bygga en relation redan före starten.
Fas 2: Ett varmt välkomnande på den första arbetsdagen
Om pre-boarding sätter scenen för de anställdas upplevelse, är den första dagen den stora invigningen. Nyanställda är i ett ökat tillstånd av medvetenhet när deras uppfattning bildas om arbetsplatsen.
Under denna avgörande punkt på introduktionstidslinjen kommer nyanställda att utveckla attityder och åsikter om organisationen. De kommer att bilda svar på dessa frågor:
- Är ledarskapet organiserat?
- Är arbetare värderade och respekterade?
- Hur bra kommunicerar teamet med varandra?
Idealt sett slutfördes huvuddelen av efterlevnadspapperet under introduktionsprocessen så att de första dagarna kan ägnas åt att få kontakt med teamet och öka medarbetarnas engagemang.
Steg tre: Reflektera kulturen med ett varmt välkomnande
Den första timmen är avgörande. Effektiv samordning med teamet kommer att leda till en strömlinjeformad första dag som återspeglar en känsla av organisation, lagarbete och övergripande toppkultur.
Att göra-lista:
- Skapa en checklista för den nyanställdas första dag. Grunden kan vara densamma för olika roller. Den bör åtminstone innehålla:
- Kontorsutrymme och verktyg redo (eller artiklar förlevererade om fjärrstyrning)
- Dator- och appinloggningsuppsättningar
- Onboarding material tillgängligt
- Hälsade av den närmaste chefen vid ankomst
- Skapa en kort undersökning för slutet av den första dagen. Detta visar nyanställningar att företaget bryr sig om dem, vilket speglar kulturen.
Vill ni ge ett extra varmt välkomnande? Ta reda på vilken mat den nyanställda tycker om och beställ lunch för personen och den närmaste chefen eller faddern. Vid distansarbete kan ni använda matleverans.
Steg fyra: Ge förtydligande med en onboarding-resplan
Minns du hur det kändes att komma till ett nytt jobb utan att veta vad som väntade? Första dagen kan vara stressig nog. Minska oron genom att tydligt beskriva vad som kommer att hända under onboardingen.
Att göra-lista:
- Skapa en tvåveckorsutsikter för att inkludera och inkludera så många detaljer som möjligt för att låta nyanställda veta vad de kan förvänta sig. Detta kan vara i form av ett paket (på den mest grundläggande nivån), presentation eller webbsida.
- Inkludera en "vem att kontakta"-lista och information för att navigera de första veckorna.
- Skär resplanen i lagom stora bitar och tillhandahåll en daglig resplan.
- Skapa korta undersökningar för slutet av varje vecka.
Fas 3: Onboarding av anställda under de första två veckorna
Intrycken från första dagen förstärks eller försvagas under de första två veckorna. Nu behöver onboardingen anpassas mer efter rollen. Regelbundna enskilda samtal hjälper samtidigt alla nyanställda att bygga självförtroende.
Steg fem: Bygg självförtroende med konsekventa en-mot-en
En-mot-en kan vara så enkelt som en snabb incheckning av en arbetskompis, arbetsledare, HR eller högsta ledningen. Eller så kan de vara ett längre och mer formellt möte. De bör anpassas till rollen och tidslinjen.
Att göra-lista:
- Stäm av tillgängligheten med dem som deltar i onboardingen. Skapa en mall som visar vem som ansvarar för avstämningarna, vad de gäller samt när och var de sker.
- Vem kommer att checka in? Medlemmar i ledarteamet bör checka in minst en gång för ett snabbt, "Hur går det?" Den direkta handledaren bör checka in en gång om dagen kort under den första veckan. Och en jobbkompis kan checka in oftare.
- Vad ska ni prata om? Skapa en mall så att alla som deltar i onboardingen vet vad de ska fråga om och följa upp vid avstämningarna.
- När kommer det att inträffa? Inkludera i din tidslinje ett allmänt tidsblock som förstår att den exakta tiden kommer att ändras baserat på scheman.
- Var ska man träffas? I dagens värld, med fjärrteknik, kan du träffas var som helst. Ange tonen genom att träffas på en plats (virtuell eller personligen) som är i linje med kulturen.
Fas 4: Övergång till produktivitet
Övergången från denna punkt till full produktivitet varierar beroende på befattning, men introduktionsprocessen för anställda fortsätter i en cykel av incheckningar, feedback och fortsatta förbättringar.
Steg sex: Utveckla ständiga förbättringar med Checkbacks
Fram till denna punkt har vi täckt de 5 C:en för onboarding och nu går vi vidare till 6:e C: Checkbacks. Introduktion av anställda är en process av ständiga förbättringar och checkbacks, eller feedback, och ger den information som behövs för justeringar.
Att göra-lista:
- Använd enkäter för att ta reda på hur ni kan stödja den nyanställda bättre och vilka delar av onboardingprogrammet som kan förbättras.
Utnyttja tekniken för att lansera ditt introduktionsprogram för dina anställda
Medarbetarnas introduktionsupplevelse förbättras när man använder rätt teknik. Följande rekommendationer avslöjar hur onboarding-tekniken kan förbättra varje steg på vägen genom att utnyttja de 6 C:en för onboarding.
Var kristallklar med nya medarbetare angående mål, tidslinjer, roller och ansvar för att dra nytta av förtydligande
Använd pre-entry onboarding-mjukvara för att få nyanställda med pappersarbete före anställning.
Täck konsekvent grunderna för att utnyttja efterlevnad
En personlig portal med information, formulär, aktiviteter, att-göra-listor, kartor och bilder på teamet kan bidra mycket till en lyckad onboarding.
Gör den första dagen på jobbet speciell för att dra nytta av Connection
Onboarding-programvara kan tilldela, underlätta och spåra möten med nyckelintressenter med nya medarbetare för specifika tidsriktlinjer (t.ex. Möt Barbara inom ekonomi inom dina första 30 dagar på jobbet).
Utgå från medarbetaren i onboardingen för att stärka självförtroendet
Onboarding-programvara påminner intressenter om att slutföra dessa steg och tillhandahålla andra resurser till anställda som förberedelser för incheckningar, såsom enkäter, meddelanden och uppgiftslistor.
Engagera intressenter i planering för att dra nytta av kultur
Introduktionsteknik före inträde är ett utmärkt sätt att anpassa nya medarbetare till kulturen genom meddelanden och resurser som levereras via integrerade kommunikationskanaler.
Använd milstolpar för att kontrollera medarbetarnas framsteg för att utnyttja Checkback
Mät programmens framsteg över tid med en eNPS (eployer net promoter score).
Sammanfattning: Sex steg för att skapa en introduktionsprocess för din medarbetare
Du har ditt arbete klart för dig, men du kan snabbt skapa ett nybörjarintroduktionsprogram för anställda med dessa sex steg och mallarna ovan. För att sammanfatta, de sex stegen är:
- Planera i förväg för efterlevnad av förstadagsinstruktioner och pappersarbete
- Skapa anslutningar före dag ett med en handledareintroduktion
- Spegla kulturen med ett varmt välkomnande den första dagen
- Bygg självförtroende med konsekventa en-mot-en
- Ge förtydligande med en resplan
- Fortsätt framsteg med Checkbacks
Börja idag
Du har allt du behöver för att starta onboarding. Inga ursäkter, inga förseningar.
Microsoft Teams