Kundehistorie: Slik lyktes Lyse med digital onboarding på avstand

Om Lyse

Lyse er en norsk nettoperatør innen energi, telekom og strøm. Med 10 datterselskaper og over 1200 ansatte, opererer organisasjonen på tvers av flere forretningsenheter, hver med sin egen kultur, prosesser og operasjonelle krav. Kompleksiteten ved onboarding hos Lyse er en direkte refleksjon av kompleksiteten i selve virksomheten.

Onboarding-problemet

Før de implementerte en strukturert virtuell onboarding-løsning, sto Lyse overfor tre kritiske utfordringer:

• Forlenget tid til produktivitet. Nyansettelser tok lengre tid enn nødvendig for å bli effektive i rollene sine. Uten en strukturert prosess ble de overlatt til å navigere i organisasjonen på egenhånd, ved å sette sammen informasjon fra spredte kilder og ad hoc-samtaler.
• Inkonsekvent onboarding på tvers av forretningsenheter. Med 10 datterselskaper var det ingen standardisert onboarding-opplevelse. Kvaliteten og fullstendigheten av onboarding varierte dramatisk avhengig av hvilken enhet en nyansatt ble med og hvilken leder de rapporterte til.
• Høy omsetning de første 30 dagene. Et uforholdsmessig antall nyansatte sluttet i løpet av den første måneden – et klart signal om at den første opplevelsen ikke svarte til forventningene eller bygget opp selvtilliten og forbindelsen som trengs for å beholde nye talenter.

Pandemiakseleratoren

Da fjernarbeid og sosial distansering ble normen, ble disse eksisterende utfordringene forsterket. De uformelle, personlige interaksjonene som tidligere hadde kompensert for hull i den formelle onboardingprosessen, var ikke lenger tilgjengelig. Lyse trengte en løsning som kunne levere en konsistent, engasjerende onboardingopplevelse uavhengig av fysisk plassering.

Løsningen

Lyse gikk sammen med Preppio for å bygge en virtuell onboarding-prosess som tok for seg hver av deres kjerneutfordringer:

• Akselerer produktiviteten. Automatisert, strukturert innholdslevering sørget for at nyansatte mottok riktig informasjon til rett tid – fra før ombordstigning til de første månedene i jobben. Ikke mer å gjette hva du skal gjøre videre eller vente på at noen skal være tilgjengelig for å svare på spørsmål.
• Standardiser opplevelsen. En enhetlig onboarding-plattform betydde at hver nyansatte, uavhengig av datterselskap eller avdeling, fikk en konsistent baseline-opplevelse. Forretningsenheter kan fortsatt tilpasse innhold for deres spesifikke behov samtidig som de opprettholder organisatoriske standarder.
• Bygg selvtillit og kulturell integrasjon. Onboarding-programmet ble designet for å gå utover compliance og logistikk. Det introduserte nyansettelser til bedriftskulturen, koblet dem med kolleger og ga konteksten de trengte for å føle seg trygge i sin nye rolle.

"Preppio har vært avgjørende for oss for å støtte, informere og inkludere nyansatte og deres ledere under sosial distansering og arbeid hjemmefra."

Resultatene

Ved å implementere en strukturert virtuell onboarding-prosess, var Lyse i stand til å opprettholde onboarding-kvaliteten i en periode med enestående forstyrrelser. Nyansatte rapporterte at de følte seg mer informert, mer tilkoblet og mer selvsikre – selv når de aldri hadde satt sin fot på et fysisk kontor. Ledere fikk innsikt i onboarding-fremgangen og kunne gripe inn tidlig når nyansatte trengte ekstra støtte.

Lærdommen fra Lyse er grei: virtuell onboarding er ikke et kompromiss. Når det gjøres med hensikt med de riktige verktøyene, kan det være like effektivt - og i noen tilfeller mer konsistent - enn tradisjonelle personlige tilnærminger.