Kundberättelse: Så lyckades Lyse med digital onboarding på distans

Om Lyse

Lyse är en norsk aktör inom energi, telekom och elnät. Med 10 dotterbolag och över 1 200 anställda, och verksamheten består av flera affärsenheter med egna kulturer, processer och operativa krav. Komplexiteten i Lyses onboarding speglar verksamhetens komplexitet.

Onboarding-problemet

Innan Lyse implementerade en strukturerad virtuell onboarding-lösning stod Lyse inför tre kritiska utmaningar:

• Förlängd tid till produktivitet. Nyanställda tog längre tid än nödvändigt för att bli effektiva i sina roller. Utan en strukturerad process fick de navigera i organisationen på egen hand, sammanfoga information från spridda källor och ad hoc-konversationer.
• Inkonsekvent onboarding över affärsenheter. Med 10 dotterbolag fanns det ingen standardiserad onboarding-upplevelse. Kvaliteten och fullständigheten av onboarding varierade dramatiskt beroende på vilken enhet en nyanställd anslöt sig till och vilken chef de rapporterade till.
• Hög omsättning under de första 30 dagarna. Ett oproportionerligt antal nyanställda slutade inom sin första månad – en tydlig signal om att den första upplevelsen inte motsvarade förväntningarna eller byggde upp det självförtroende och den anslutning som behövdes för att behålla nya talanger.

Pandemiacceleratorn

När distansarbete och social distansering blev normen förstärktes dessa befintliga utmaningar. De informella, personliga interaktioner som tidigare hade kompenserat för luckor i den formella introduktionsprocessen var inte längre tillgängliga. Lyse behövde en lösning som kunde leverera en konsekvent, engagerande onboardingupplevelse oavsett fysisk plats.

Lösningen

Lyse samarbetade med Preppio för att bygga en virtuell onboarding-process som hanterade var och en av deras kärnutmaningar:

• Accelerera produktiviteten. Automatiserad, strukturerad innehållsleverans säkerställde att nyanställda fick rätt information vid rätt tidpunkt – från de första månaderna på jobbet. Du slipper gissa vad du ska göra härnäst eller vänta på att någon ska vara tillgänglig för att svara på frågor.
• Standardisera upplevelsen. En enhetlig introduktionsplattform innebar att varje nyanställning, oavsett dotterbolag eller avdelning, fick en konsekvent baslinjeupplevelse. Affärsenheter kan fortfarande anpassa innehåll för sina specifika behov samtidigt som organisationsstandarder bibehålls.
• Bygg förtroende och kulturell integration. Introduktionsprogrammet var utformat för att gå utöver efterlevnad och logistik. Det introducerade nyanställda till företagskulturen, kopplade dem till kollegor och gav det sammanhang de behövde för att känna sig trygga i sin nya roll.

”Preppio har varit avgörande för att vi ska kunna stödja, informera och introducera nyanställda och deras chefer under social distansering och hemarbete.”

Resultaten

Genom att implementera en strukturerad virtuell onboardingprocess kunde Lyse upprätthålla onboardingkvaliteten under en period av aldrig tidigare skådad störning. Nyanställda rapporterade att de kände sig mer informerade, mer uppkopplade och mer självsäkra – även när de aldrig hade satt sin fot på ett fysiskt kontor. Chefer fick insyn i onboardingframstegen och kunde ingripa tidigt när nyanställda behövde ytterligare stöd.

Lärdomen från Lyse är enkel: virtuell onboarding är ingen kompromiss. När det görs avsiktligt med rätt verktyg kan det vara lika effektivt – och i vissa fall mer konsekvent – ​​än traditionella personliga tillvägagångssätt.