Automatiser medarbeiderreisen i onboardingen

"Employee Experience" er fremtidens arbeid

Ettersom støvet legger seg og bedrifter navigerer på den post-pandemiske arbeidsplassen, er ansattes erfaring raskt i ferd med å bli veien videre. Dette er en sjanse for HR-ledere til å komme i forkant av bransjetrenden og få mest mulig ut av den, ettersom å bekjempe omsetning og tiltrekke topptalenter er en stor bekymring for administrerende direktører i de fleste bransjer.

Vi har gått inn i det Josh Bersin kaller «mennesketiden» innen HR. Etter år med fokus på systemer, prosesser og compliance, flyttes fokuset nå til mennesker. Bedrifter innser at for å lykkes i denne nye virkeligheten, må de sette medarbeideropplevelsen i sentrum.

Historisk har HR utviklet seg gjennom flere faser: fra en rent utilitaristisk tilnærming der ansatte ble sett på som ressurser, til et produktivitetsfokus, deretter engasjement, og nå til en opplevelsessentrert modell. Denne utviklingen reflekterer et skifte fra ytre motivasjon - "ansatte jobber fordi de trenger en jobb" - til indre motivasjon forankret i mening og formål.

Ansattes erfaring: Fremtiden til HR Tech

Ansattes erfaring er så ny, i det minste som et markedssegment av HR Tech, at den fortsatt er inkludert under engasjement i de fleste rapporter. Den ledende globale HR-analytiker Josh Bersin forklarte det best, og hevdet at det nye tyngdepunktet innen HR-teknologi har endret seg, og at Employee Experience og Talent Intelligence Systems nå er enda viktigere.

Bersin forklarte at mens Human Capital Management (HCM)-plattformer fortsatt er en nødvendighet, har verdiøkningen for bedriftsbedrifter endret seg. Arbeidsplassen krever en mer moden og dynamisk HCM-modell som er i stand til allsidighet. Disse behovene tilfredsstilles best med spesialisert HR-teknologi som integreres med eksisterende HCM-plattformer.

Bersin har historisk hevdet at HR-teknologi må utvikles for å møte den moderne arbeiderens forventninger. I en tid hvor forbrukerne forventer personlige opplevelser i alt fra Netflix til Amazon, er det naturlig at ansatte også forventer en personlig tilpasset opplevelse på arbeidsplassen.

• Mer enn 80 % av de globale inntektene fra HR-teknologimarkedet genereres av HCM-plattformer
• Markedsandelen til HCM mister sakte terreng ettersom segmentet for engasjement og tilkobling fortsetter å vokse
• Engasjement og tilkobling er på vei til å nesten doble markedsandelsveksten innen HR Tech innen 2025
• Dette segmentet er spådd å være det raskest voksende markedssegmentet, og seriøst overgå den stagnerende rekrutteringsprosesskategorien

Bersin forklarer at HCM ble bygget på en industriell modell adoptert fra Enterprise Resource Management (ERP)-systemer. Problemet er at løsninger som Workday og SuccessFactors ikke ble designet for mennesker – som stadig vokser og endrer seg. Bedrifter tar nå i bruk lagdelingsverktøy på toppen av HCM for engasjement, vurdering, læring og utvikling, og opplevelsesautomatisering.

Hvilken ansattes erfaring er i praksis

Begrepet medarbeideropplevelse (også referert til som EX) har utviklet seg fra et obskurt tema i akademiske tidsskrifter til et stadig mer populært emne blant HR-fagfolk. HR beveger seg fra å være et kostnadssenter og compliance-drevet til å være en strategisk nøkkelinteressenter som sikrer at selskaper kan tiltrekke seg, engasjere og beholde topptalenter.

Evolusjonen fra en utilitaristisk tilnærming til en erfaringsbasert tilnærming reflekterer også skiftet i hva som driver medarbeidernes motivasjon. Tradisjonelt fokuserte HR på ytre motivatorer som lønn, fordeler og jobbsikkerhet. Nå erkjenner ledende organisasjoner at indre motivasjon – mening, autonomi, mestring og tilhørighet – er de sterkeste driverne for engasjement og lojalitet.

Preppios Talya Bauer, Ph.D., var den første forskeren på dette feltet for over 20 år siden. Hun laget de 4 C-ene for onboarding, som senere ble 5 C-ene og nå de 6 C-ene for onboarding, og etablerte velkjente beste praksis. Bauers forskning har vist at å legge til Connection, Confidence, Culture, Clarification og Check back til compliance bidrar til å redusere omsetningen, få nyansettelser opp til produktivitet raskere, øke medarbeiderengasjementet og hjelpe med eNPS og employer branding.

Bauers rammeverk transformerte onboarding fra en ren administrativ prosess til en strategisk mulighet til å forme medarbeideropplevelsen. Ved å gå utover compliance til å inkludere tilkobling, tillit, kultur, avklaring og tilbakesjekking, kan organisasjoner skape en onboarding-opplevelse som setter nyansatte opp for langsiktig suksess.

De beste HR-teamene bruker mye tid på dette arbeidet. Med automatiseringsprogramvare for ansattes opplevelse kan HR-team følge opp hver nyansatte, deres leder og teammedlemmer samtidig som de sparer tid ved å bruke personaliserte arbeidsflyter som koordinerer og orkestrerer kommunikasjonen mellom selskapet, nyansatte og ledere i stor skala.

Forbrukeropplevelse speiler medarbeideropplevelse

Ansattes erfaring sammenlignes ofte med forbruker- eller kundeopplevelse i konsept og praksis. Likheter inkluderer:

• Ansattes personas utvikles på samme måte som kundepersonas
• Bedriftens (eller arbeidsgiverens) merke er anerkjent som et nøkkelaspekt for å tiltrekke kunder (eller ansatte)
• Personalisering for både kunder og ansatte hjelper bedriften med å koble sammen og øke engasjementet
• Reisekart er laget for å forbedre opplevelsen og forstå kundens eller ansattes livssyklus

Akkurat som kundeopplevelse har revolusjonert markedsføring og salg, revolusjonerer medarbeideropplevelse HR. De beste selskapene behandler sine ansatte med samme omsorg og oppmerksomhet som de behandler kundene sine.

Denne parallellen er spesielt tydelig ved onboarding. Akkurat som en god kundeopplevelse begynner med det første berøringspunktet, begynner en god medarbeideropplevelse før den første arbeidsdagen – i preboardingfasen.

Ansattes erfaring med automatiseringsprogramvare er et must

Josh Bersin delte i sin artikkel fra 2019 et godt eksempel på hvordan automatisering av arbeidsflyt for ansatte kan bidra til å drive erfaring og modernisere HR samtidig som du sparer penger. Han parafraserte Diane Gherson, CHRO i IBM: I løpet av de siste syv årene har IBM redusert HR-utgifter med nesten 40 % gjennom automatisering, intelligente systemer, chatbots og mer prediktive applikasjoner.

Når man tenker på medarbeideropplevelse, ser man sannsynligvis for seg tilkobling, én-til-én kommunikasjon, personalisering og kvalitet fremfor kvantitet. Likevel kan automatisering støtte dette gjennom strategisk planlegging. For bedriftsbedrifter er menneskesentrisk automatisering den eneste mulige måten å få kontakt med hundrevis eller tusenvis av ansatte.

Nøkkelen er formatet på kommunikasjonen. SMS- og chat-meldinger føles personlige og umiddelbare. Når en nyansatt mottar en velkomstmelding via SMS fra sin nye leder, føles det som en ekte, menneskelig gest – selv om den er automatisert. Dette er kraften til menneskesentrisk automatisering.

Korte, relevante meldinger levert via SMS eller chat-plattformer som MS Teams og Slack har betydelig høyere åpnings- og svarfrekvens enn tradisjonelle e-poster. Ansatte er vant til å kommunisere via meldinger i deres personlige liv, og denne fortroligheten overføres til arbeidsplassen.

Svaret er menneskesentrisk automatisering. Med strategisk planlegging skapes menneskesentrisk arbeidsflytautomatisering basert på ansattes personas. Eksempler inkluderer:

• Nyansatte mottar en velkomstvideo fra administrerende direktør via automatisk SMS
• Direkte veiledere viser at de bryr seg ved å sjekke inn regelmessig gjennom automatiske dytt og veiledning fra chatbots i MSTeams, Slack eller Workplace by Meta
• Buddy-programmer kjører knirkefritt som gamified-opplevelser der kompiser får ros for å hjelpe nyansatte
• Nyansatte mottar velkomstpakker og verktøytilgang uten feil til rett tid gjennom automatiseringskoordinering med IT

Slik flytter du fokus til ansattes erfaring: Neste trinn

Sjansen er sannsynlig at din bedrift allerede har en HCM på plass. Den gode nyheten er at det er enkelt å integrere teknologi for automatisering av ansattes opplevelse hvis du vet hva du skal se etter.

Se etter løsninger som integreres med din eksisterende HCM-plattform og lar deg bygge personlige arbeidsflyter for ulike ansattes personas. Løsningen skal støtte flere kommunikasjonskanaler, inkludert SMS, chatteplattformer som MS Teams og Slack, og e-post.

Det viktigste er at løsningen må være menneskesentrisk. Automatisering for automatiseringens skyld gir ingen verdi. Automatisering som skaper ekte menneskelig forbindelse og personlige opplevelser – det er fremtiden til HR.

Automatisering av medarbeideropplevelse er ikke bare et verktøy – det er en tankegang. Det handler om å sette mennesker først, og bruke teknologi for å skalere den menneskelige forbindelsen som er så kritisk for engasjement, produktivitet og lojalitet.