Automatisera medarbetarresan i onboardingen

"Employee Experience" är framtiden för arbetet

När dammet lägger sig och företag navigerar på arbetsplatsen efter pandemi, blir medarbetarnas erfarenhet snabbt vägen framåt. Det här är en chans för HR-ledare att komma före branschtrenden och få ut det mesta av den, eftersom att bekämpa omsättning och attrahera topptalanger är ett huvudproblem för VD:ar i de flesta branscher.

Vi har gått in i det som Josh Bersin kallar "den mänskliga eran" av HR. Efter år av fokus på system, processer och efterlevnad, flyttas fokus nu till människor. Företagen inser att för att lyckas i denna nya verklighet måste de sätta medarbetarupplevelsen i centrum.

Historiskt sett har HR utvecklats genom flera faser: från ett rent utilitaristiskt förhållningssätt där anställda sågs som resurser, till ett produktivitetsfokus, sedan engagemang och nu till en upplevelsecentrerad modell. Denna utveckling återspeglar ett skifte från yttre motivation – "anställda arbetar för att de behöver ett jobb" – till inneboende motivation med rötter i mening och syfte.

Anställds erfarenhet: The Future of HR Tech

Anställdas erfarenhet är så ny, åtminstone som ett marknadssegment inom HR Tech, att den fortfarande ingår under engagemang i de flesta rapporter. Den ledande globala HR-analytikern Josh Bersin förklarade det bäst och hävdade att den nya tyngdpunkten inom HR-tekniken har förändrats, och att Employee Experience och Talent Intelligence Systems nu är ännu viktigare.

Bersin förklarade att även om plattformar för Human Capital Management (HCM) fortfarande är en nödvändighet, har mervärdet för företagsföretag förändrats. Arbetsplatsen kräver en mer mogen och dynamisk HCM-modell med förmåga till mångsidighet. Dessa behov tillgodoses bäst med specialiserad HR-teknik som integreras med befintliga HCM-plattformar.

Bersin har historiskt hävdat att HR-teknik måste utvecklas för att möta den moderna arbetarens förväntningar. I en tid där konsumenter förväntar sig personliga upplevelser i allt från Netflix till Amazon är det naturligt att medarbetarna också förväntar sig en personlig upplevelse på arbetsplatsen.

• Mer än 80 % av den globala HR-teknikmarknadens intäkter genereras av HCM-plattformar
• Marknadsandelen för HCM tappar långsamt mark när segmentet för engagemang och uppkoppling fortsätter att växa
• Engagemang och uppkoppling är på väg att nästan fördubbla sin marknadsandelstillväxt inom HR Tech till 2025
• Detta segment förutspås vara det snabbast växande marknadssegmentet, som allvarligt överträffar kategorin stagnerande rekryteringsprocesser

Bersin förklarar att HCM byggdes på en industriell modell antagen från Enterprise Resource Management (ERP)-system. Problemet är att lösningar som Workday och SuccessFactors inte var designade för människor – som ständigt växer och förändras. Företag använder nu lagerverktyg ovanpå HCM för engagemang, bedömning, lärande och utveckling och upplevelseautomatisering.

Vilka anställdas erfarenheter är i praktiken

Begreppet medarbetarupplevelse (även kallat EX) har utvecklats från ett dunkelt ämne i akademiska tidskrifter till ett allt mer populärt ämne bland HR-proffs. HR går från att vara ett kostnadscenter och efterlevnadsdrivet till att vara en strategisk nyckelintressenter som säkerställer att företag kan attrahera, engagera och behålla topptalanger.

Utvecklingen från ett utilitaristiskt förhållningssätt till ett erfarenhetsbaserat förhållningssätt speglar också förändringen i vad som driver medarbetarnas motivation. Traditionellt fokuserade HR på yttre motivatorer som lön, förmåner och anställningstrygghet. Nu inser ledande organisationer att inneboende motivation – mening, autonomi, behärskning och tillhörighet – är de starkaste drivkrafterna för engagemang och lojalitet.

Preppios Talya Bauer, Ph.D., var den första forskaren inom detta område för över 20 år sedan. Hon myntade 4 C:en för onboarding, som senare blev 5 C:n och nu 6 C:n för onboarding, och etablerade välkända bästa praxis. Bauers forskning har visat att att lägga till Connection, Confidence, Culture, Clarification och Check back till efterlevnad hjälper till att minska omsättningen, få nyanställda upp till produktivitet snabbare, öka medarbetarnas engagemang och hjälpa till med eNPS och employer branding.

Bauers ramverk förvandlade onboarding från en rent administrativ process till en strategisk möjlighet att forma medarbetarupplevelsen. Genom att gå utöver efterlevnad till att inkludera anslutning, förtroende, kultur, förtydligande och tillbakacheckning, kan organisationer skapa en introduktionsupplevelse som förbereder nyanställda för långsiktig framgång.

De bästa HR-teamen lägger ner mycket tid på detta arbete. Med programvara för automatisering av personalupplevelser kan HR-team följa upp varje nyanställd, deras chef och teammedlemmar samtidigt som de sparar tid genom att använda personliga arbetsflöden som koordinerar och orkestrerar kommunikationen mellan företaget, nyanställda och chefer i stor skala.

Konsumentupplevelse speglar anställdas upplevelse

Medarbetarupplevelse jämförs ofta med konsument- eller kundupplevelse i koncept och praktik. Likheter inkluderar:

• Personalpersonas utvecklas på samma sätt som kundpersonas
• Företagets (eller arbetsgivarens) varumärke anses vara en nyckelaspekt för att attrahera kunder (eller anställda)
• Personalisering för både kunder och anställda hjälper företaget att ansluta och öka engagemanget
• Resekartor skapas för att förbättra upplevelsen och förstå kundens eller anställdas livscykel

Precis som kundupplevelsen har revolutionerat marknadsföring och försäljning, revolutionerar medarbetarupplevelsen HR. De bästa företagen behandlar sina anställda med samma omsorg och uppmärksamhet som de behandlar sina kunder.

Denna parallell är särskilt tydlig vid onboarding. Precis som en fantastisk kundupplevelse börjar med den första kontaktpunkten, börjar en fantastisk medarbetarupplevelse innan den första arbetsdagen – i preboardingfasen.

Anställds erfarenhet av automationsprogramvara som ett måste

Josh Bersin delade i sin artikel från 2019 ett bra exempel på hur automatisering av arbetsflöden för anställdas upplevelse kan hjälpa till att driva erfarenhet och modernisera HR samtidigt som du sparar pengar. Han parafraserade Diane Gherson, CHRO på IBM: Under de senaste sju åren har IBM minskat HR-utgifterna med nästan 40 % genom automation, intelligenta system, chatbots och mer prediktiva applikationer.

När man tänker på anställds erfarenhet föreställer man sig sannolikt anslutning, en-till-en-kommunikation, personalisering och kvalitet framför kvantitet. Ändå kan automatisering stödja detta genom strategisk planering. För företagsföretag är mänskligt centrerad automatisering det enda möjliga sättet att få kontakt med hundratals eller tusentals anställda.

Nyckeln är formatet på kommunikationen. SMS och chattmeddelanden känns personliga och omedelbara. När en nyanställd får ett välkomstmeddelande via SMS från sin nya chef känns det som en äkta, mänsklig gest – även om den är automatiserad. Det här är kraften i mänskligt centrerad automatisering.

Korta, relevanta meddelanden som levereras via SMS eller chattplattformar som MS Teams och Slack har betydligt högre öppnings- och svarsfrekvens än traditionella e-postmeddelanden. Anställda är vana vid att kommunicera via meddelanden i sina privata liv, och denna förtrogenhet överförs till arbetsplatsen.

Svaret är människocentrerad automatisering. Med strategisk planering skapas mänskligt centrerad automatisering av arbetsflöden baserat på personalens personas. Exempel inkluderar:

• Nyanställda får en välkomstvideo från VD via automatiserat SMS
• Direkta handledare visar att de bryr sig genom att checka in regelbundet genom automatiska knuffar och coachning från chatbots i MSTeams, Slack eller Workplace by Meta
• Kompisprogram fungerar smidigt som gamifierade upplevelser där kompisar får beröm för att de hjälper nyanställda
• Nyanställda får välkomstpaket och verktygstillgång utan misslyckande vid rätt tidpunkt genom automatiseringskoordinering med IT

Hur du flyttar ditt fokus till anställdas erfarenhet: Nästa steg

Chansen är sannolikt att ditt företag redan har en HCM på plats. Den goda nyheten är att det är enkelt att integrera teknik för automatisering av personalupplevelser om du vet vad du ska leta efter.

Leta efter lösningar som integreras med din befintliga HCM-plattform och gör det möjligt för dig att bygga personliga arbetsflöden för olika anställdas personas. Lösningen bör stödja flera kommunikationskanaler, inklusive SMS, chattplattformar som MS Teams och Slack, och e-post.

Viktigast av allt är att lösningen måste vara människocentrerad. Automatisering för automatiseringens skull ger inget mervärde. Automatisering som skapar genuin mänsklig kontakt och personliga upplevelser – det är framtiden för HR.

Medarbetarupplevelseautomatisering är inte bara ett verktyg – det är ett tankesätt. Det handlar om att sätta människor först och använda teknik för att skala den mänskliga anslutningen som är så avgörande för engagemang, produktivitet och lojalitet.