Lärande när det behövs: framtidens utbildning

En kontorsanställd har problem med att navigera i programvaran som hennes avdelning just har installerat, så hon letar upp informationen online. En nyanställd butiksarbetare kommer inte ihåg hur han ska vika en skjorta för en butiksutställning. Han ber en arbetskamrat om hjälp. En distansarbetare, ny på direktförsäljning, kontrollerar en mobilapp en gång om dagen och slutför en uppgift på en checklista som hjälper henne att komma ihåg detaljerna i sina arbetsgivares semesterförsäljningskampanj.

Vad har alla dessa arbetare gemensamt? De utövar alla Just-In-Time Training (JITT) — letar upp informationen de behöver för att göra sitt jobb bra, precis när de behöver den informationen.

Vad är just-in-time-träning?

Just-in-Time-utbildning, ibland kallad Just-in-Time-inlärning, är precis vad det låter som: kunskap precis när en anställd behöver det.

Omedelbar inlärning finns runt omkring oss i våra personliga liv; vi använder "Google" som verb, ber Alexa och Siri att hitta information när vi behöver det och crowdsourca svar på sociala medier. Idén med Just-In-Time-inlärning är dock inte ny.

Just-In-Time (JIT) uppstod som ett tillverkningskoncept hos Toyota på 1970-talet. För att minska lagret till enbart det som behövdes effektiviserades beställningsprocessen: bildelar beställdes först när kunderna hade lagt sina beställningar. Systemet minskade slöseri och oreda i lager och på fabriksgolvet. Så småningom började arbetssättet användas även inom företagsutbildning. Att låta en medarbetare gå igenom 30 minuters e-utbildning för att lära sig en enda relevant sak är trots allt lika ineffektivt som ett lager fullt av överflödiga delar.

Just-in-time utbildning sker på nästan alla företag. Det är ofta medarbetarinriktat och informellt, något arbetare gör när de identifierar en lucka i sin egen kunskap. Och det är något organisationer bör förvänta sig – anställda, som är vana vid att ha världens samlade kunskap till hands i form av internet – har inte tid att vänta på schemalagd utbildning. Varför skulle de det, när de bara kan slå upp svaret?

"När anställda har fastnat behöver de svaret snabbt. Det hjälper dem inte att anmäla sig till en klass som kommer att hända om tre veckor och sitta igenom en fyra timmar lång session för att få det svar de behöver den här minuten", säger Britt Andreatta, konsult och talare som citeras i LinkedIns L&D-rapport 2017.

Även om det ofta är inlärningsdrivet, kan och bör Just-in-Time Training inkorporeras i ett företags utbildningsstrategi; anställda vill ha det. Enligt forskning från CEB förväntar sig 57 procent av arbetarna att lärandet ska vara mer "just in time" än det var för några år sedan. Detta märke av mikrolärande är mycket bekant för millennials, som växte upp med att använda internet som ett uppslagsverk (minns du dem?). Trots möjliga invändningar från Gen Xers och Boomers, som är vana vid flerdagars utbildning och e-lärande, kan inlärning av information precis innan du använder den vara ett mycket effektivt sätt att lära sig.

På 1980-talet skisserade utbildaren Malcolm Knowles, som studerade vuxenutbildningens principer, egenskaperna hos framgångsrik vuxenutbildning: den ska vara självstyrande, baseras på tidigare erfarenheter och misstag, vara relevant och vara problemcentrerad snarare än innehållscentrerad.

Just-in-time-träning markerar varje ruta på Knowles lista. Eleverna inser att de behöver mer information för att slutföra en uppgift framgångsrikt, söka informationen på egen hand och lösa sina egna problem på jobbet. Att tillämpa den färdigheten strax efter att de lärt sig den förstärker informationen. Denna typ av aktivt lärande har visat sig genom studier för att förbättra människors förmåga att lära sig – när elever använder information skapar de en meningsfull koppling till den och den stannar kvar hos dem längre.

Fördelarna med kontinuerligt lärande

Organisationer kan – och bör – dra fördel av denna vilja att lära hos sina anställda. Dels höjer Just-In-Time-inlärning engagemang bland anställda, något som desperat behövs i arbetsstyrkan just nu. Gallups senaste rapport om State of the American Workforce visade att två tredjedelar av de anställda är oengagerade på jobbet. De gillar inte sina jobb och gör antingen det minsta på jobbet eller söker aktivt efter nya jobb.

Arbetstagare som letar upp information och utbildar sig är dock engagerade. De tar på sig att hitta det lärande de behöver och snabbt bli bättre på sina jobb. De är ivriga att lära sig. Eftersom lärandet är relevant för dem, är de inte uttråkade av det, och de har kontroll över vad de lär sig och när de lär sig det.

Denna förskjutning av kontroll från organisationen till eleven har dock en baksida. Att gå från en utbildningskultur – en där organisationen styr när, var och vad anställda lär sig – till en kultur av kontinuerligt lärande kan vara jobbigt för vissa organisationer. När allt kommer omkring, om lärande handlar om vad eleven vill och behöver, kan det verka som en förlust av makt för dem som ansvarar för lärande och utveckling (L&D). Det är en rättvis oro; CEB fann att endast 37 procent av de anställda förväntade sig att deras arbetsgivare aktivt skulle hantera sitt lärande. De flesta av dessa anställda fick utbildning på egen hand; 79 procent av det lärandet kom från externa källor.

Trots det elevcentrerade fokuset på Just-In-Time Training och kontinuerligt lärande, bör eleverna dock inte köra L&D-showen. För det första väljer eleverna inte alltid de bästa källorna till lärande. CEB fann att varje dag slösade anställda bort 11 procent av sin tid på improduktivt lärande. Den bortkastade tiden kostade arbetsgivarna miljoner i förlorad produktivitet.

Styra anställdas självständiga lärande

Elever – även om de är oberoende – behöver fortfarande vägledning och stöd från L&D när det gäller lärande. Men med Just-In-Time-inlärning måste företag ge de anställda denna inlärning på ett annat sätt än vad de traditionellt har gjort. Istället för att bestämma vem som lär sig vad när, måste företag dela upp sin befintliga utbildning i små, lättsmälta bitar som tar upp en färdighet eller uppgift var och de måste göra dessa bitar av lärande tillgängliga för anställda exakt när de behövs. De måste förutse de anställdas behov och göra relevant lärande tillgängligt för arbetare att hitta. Olika företag gör detta på olika sätt: organisationer kan tillhandahålla checklistor, ett sökbart bibliotek med innehåll, en social plattform som gör det möjligt för arbetare att samarbeta med kollegor eller en chatbot som levererar information direkt till en anställd när hon behöver det.

American Medical Systems, AMS, använde lärande vid behov i sin utbildning. Enligt en intervju i Training magazine märkte medicinteknikföretaget att säljarna glömde information om nya produkter efter utbildningen. AMS införde därför en mobilapp med spelinslag. Med några dagars mellanrum fick säljarna svara på scenarier som stärkte produktkunskapen. Det engagerade dem och gjorde kunskapen lättare att använda i kundarbetet. Appen gav också återkoppling till företaget, som snabbt kunde upptäcka och rätta till vanliga missförstånd om försäljningskampanjer.

Mobila och distanserade arbetskrafter utgör ofta en speciell utmaning för företag när det gäller utveckling. Distansarbetare är inte på plats för personlig utbildning, och de kanske inte ens betraktas som traditionella anställda; de kan till exempel vara kontraktsanställda.

Ett företag som använder Just-In-Time-utbildning på ett tydligt fokuserat sätt för en mobil personalstyrka är pawTree, ett direktförsäljningsföretag för husdjursprodukter med en helt distansbaserad säljkår. Enligt en fallstudie ökade pawTree engagemanget i säljutbildningen genom att dela upp materialet i små informationsdelar, var och en kopplad till en uppgift som kunde utföras snabbt. I stället för att överösa nya medarbetare med information såg pawTree till att de lärde sig färdigheter samtidigt som de utförde uppgifter och direkt tillämpade det de lärde sig. Säljarna, som inte är heltidsanställda utan säljer pawTrees produkter som en sidoverksamhet, var mycket engagerade i utbildningen: 90 procent genomförde samtliga uppgifter i kursen.

Gresvik AS, som äger och driver en kedja av sportbutiker i Norge, har också använt Just-In-Time-utbildning för att öka försäljningen. Eftersom butikerna använder veckovisa kampanjer för att locka kunder behövde medarbetarna veta vad kampanjerna gällde och hur butiken skulle förberedas. Gresvig införde en mobilapp som informerade butikspersonalen om veckans erbjudanden, ersättningsprodukter och väderanpassade skyltningar. Appen visade också vilka medarbetare som var uppdaterade: de kunde själva bekräfta när de var redo för kampanjen. Enligt uppgifter från 2016 ökade försäljningen av rekommenderade produkter med 154 procent i en av kedjorna, Intersport, efter att appen infördes.

Lita på att anställda vet vad de inte vet

Enligt Deloittes 2017 Global Human Capital Trends-rapport är halveringstiden för en typiskt inlärd färdighet fem år. Medarbetare – som kan förvänta sig en 60- eller 70-årig karriär – måste bli färdiga snabbt, och de måste kunna fylla luckorna i sina kunskaper så snart de märker dem. Företag behöver det också, men de måste också kunna hitta en balans mellan att ge anställda autonomi att lära sig på begäran samtidigt som de styr de anställda till relevanta resurser.

Medan organisationer som förblir kedjade vid idén om ett centralt företagsuniversitet kommer att lämnas bakom sig, kommer organisationer som ger sina anställda friheten att lära sig när de behöver det vara mer smidiga och hållbara när arbetare söker – eller får servering – den kunskap de behöver vid exakt rätt tidpunkt.