Læring når du trenger det: fremtidens opplæring

En kontormedarbeider har problemer med å navigere i programvaren som avdelingen hennes nettopp har installert, så hun slår opp informasjonen på nettet. En nyansatt detaljist kan ikke huske hvordan han skal brette en skjorte for en butikkutstilling. Han ber en kollega om hjelp. En ekstern medarbeider, ny med direktesalg, sjekker en mobilapp én gang om dagen og fullfører en oppgave på en sjekkliste som hjelper henne å huske detaljene i arbeidsgivernes feriesalgskampanje.

Hva har alle disse arbeiderne til felles? De praktiserer alle Just-In-Time Training (JITT) – leter opp informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin godt, akkurat når de trenger den informasjonen.

Hva er Just-In-Time-trening?

Just-in-Time Training, noen ganger kalt Just-in-Time-læring, er akkurat hva det høres ut som: kunnskap akkurat når en ansatt trenger det.

Øyeblikkelig læring er rundt oss i våre personlige liv; vi bruker «Google» som verb, ber Alexa og Siri finne informasjon når vi trenger det og crowdsource svar på sosiale medier. Ideen om Just-In-Time-læring er imidlertid ikke ny.

Just-In-Time (JIT) oppsto som et produksjonskonsept hos Toyota på 1970-tallet. For å redusere varelageret til akkurat det som var nødvendig, ble bestillingsprosessen strømlinjeformet; deler til biler ble ikke bestilt før kundene hadde lagt inn bestillinger. Dette systemet reduserte avfall og rot i varehus og på fabrikkgulvet. Etter hvert ble denne prosessen også brukt på bedriftslæring. Tross alt er det like bortkastet å be en ansatt om å gjennomgå 30 minutter med e-læring for å lære én relevant informasjon som et lager av overflødige deler.

Just-in-time opplæring skjer i nesten alle bedrifter. Det er ofte ansattrettet og uformelt, noe arbeidere gjør når de identifiserer et gap i sin egen kunnskap. Og det er noe organisasjoner bør forvente – ansatte, som er vant til å ha verdens kollektive kunnskap til fingerspissene i form av internett – har ikke tid til å vente på planlagt opplæring. Hvorfor skulle de det, når de bare kan slå opp svaret?

"Når ansatte sitter fast, trenger de svaret raskt. Det hjelper dem ikke å melde seg på et kurs som vil skje om tre uker og sitte gjennom en firetimers økt for å få svaret de trenger dette minuttet," sa Britt Andreatta, en konsulent og foredragsholder sitert i LinkedIns 2017 L&D-rapport.

Selv om det ofte er elevdrevet, kan og bør Just-in-Time-trening innlemmes i en bedrifts opplæringsstrategi; ansatte ønsker det. I følge forskning fra CEB forventer 57 prosent av arbeiderne at læringen skal være mer «just in time» enn det var for noen år siden. Denne typen mikrolæring er veldig kjent for millennials, som vokste opp med å bruke internett som et leksikon (husker du dem?). Til tross for mulige innvendinger fra Gen Xers og Boomers, som er vant til flerdagers trening og e-læring, kan det å lære informasjon rett før bruk være en veldig effektiv måte å lære på.

På 1980-tallet skisserte lærer Malcolm Knowles, som studerte prinsippene for voksenopplæring, egenskapene til vellykket voksenopplæring: den skulle være selvstyrt, være basert på tidligere erfaringer og feil, være relevant og være problemsentrert, snarere enn innholdssentrert.

Just-in-time-trening krysser av for hver boks på Knowles' liste. Elevene innser at de trenger mer informasjon for å fullføre en oppgave på en vellykket måte, finne informasjonen på egen hånd og løse sine egne problemer på jobben. Å bruke den ferdigheten like etter at de har lært den, forsterker informasjonen. Denne typen aktiv læring har vist seg av studier for å forbedre folks evne til å lære - når elever bruker informasjon, skaper de en meningsfull forbindelse med den, og den blir hos dem lenger.

Fordelene med kontinuerlig læring

Organisasjoner kan – og bør – dra nytte av denne viljen til å lære hos sine ansatte. For det første øker Just-In-Time-læring engasjement blant ansatte, noe som er desperat behov for i arbeidsstyrken akkurat nå. Gallups siste State of the American Workforce-rapport fant at to tredjedeler av ansatte er uengasjerte på jobb. De liker ikke jobbene sine og gjør enten det minste på jobben eller søker aktivt etter nye jobber.

Arbeidstakere som leter opp informasjon og trener seg, er imidlertid engasjert. De tar på seg selv å finne den læringen de trenger og raskt bli bedre i jobben sin. De er ivrige etter å lære. Fordi læringen er relevant for dem, kjeder de seg ikke av den, og de har kontroll over hva de lærer, og når de lærer det.

Dette skiftet av kontroll fra organisasjonen til eleven har imidlertid en ulempe. Å flytte fra en treningskultur – en der organisasjonen kontrollerer når, hvor og hva ansatte lærer – til en kultur med kontinuerlig læring kan være skurrende for noen organisasjoner. Tross alt, hvis læring handler om hva eleven ønsker og trenger, kan det virke som et tap av makt for de som har ansvaret for læring og utvikling (L&D). Det er en rimelig bekymring; CEB fant at bare 37 prosent av de ansatte forventet at arbeidsgiverne deres aktivt skulle styre læringen deres. De fleste av disse ansatte fikk opplæring på egen hånd; 79 prosent av den læringen kom fra eksterne kilder.

Til tross for det læresentrerte fokuset til Just-In-Time Training og kontinuerlig læring, bør elevene imidlertid ikke kjøre L&D-showet. For det første velger ikke elever alltid de beste kildene til læring. CEB fant at hver dag kastet ansatte bort 11 prosent av tiden sin på uproduktiv læring. Den bortkastede tiden kostet arbeidsgivere millioner i tapt produktivitet.

Styre ansattes selvstendige læring

Elever – selv om de er uavhengige – trenger fortsatt veiledning og støtte fra L&D når det gjelder læring. Men med Just-In-Time-læring, må bedrifter levere denne læringen til ansatte annerledes enn de tradisjonelt har gjort. I stedet for å bestemme hvem som lærer hva når, må bedrifter bryte ned sin eksisterende opplæring i små, fordøyelige biter som tar for seg én ferdighet eller oppgave hver, og de må gjøre disse læringsbitene tilgjengelige for ansatte akkurat når de trengs. De må forutse behovene til ansatte og gjøre relevant læring tilgjengelig for arbeidstakere å finne. Ulike selskaper gjør dette forskjellig: Organisasjoner kan tilby sjekklister, et søkbart bibliotek med innhold, en sosial plattform som lar arbeidere samarbeide med kolleger, eller en chatbot som leverer informasjon direkte til en ansatt når hun trenger det.

American Medical Systems (AMS) brukte læring ved behov i opplæringen sin. Ifølge et intervju i magasinet Training oppdaget selskapet, som produserer og selger medisinsk utstyr, at selgerne glemte informasjon om nye produkter etter opplæringen. AMS innførte en mobilapp med spillelementer. Med noen dagers mellomrom fikk selgerne oppgaver som styrket produktkunnskapen gjennom realistiske salgssituasjoner. Det engasjerte dem og gjorde kunnskapen enklere å bruke ute hos kundene. Appen ga også selskapet tilbakemeldinger, slik at det raskt kunne oppdage og rette opp vanlige misforståelser om salgskampanjer.

Mobile og eksterne arbeidsstyrker utgjør ofte en spesiell utfordring for bedrifter når det gjelder utvikling. Fjernarbeidere er ikke på stedet for personlig opplæring, og de kan ikke engang betraktes som tradisjonelle ansatte; de kan for eksempel være kontraktsarbeidere.

Et selskap som bruker Just-In-Time-trening med en mobil arbeidsstyrke på en veldig fokusert måte, er pawTree, et direktesalgsselskap for kjæledyrprodukter med en helt ekstern salgsstyrke. I følge en casestudie brukte pawTree Just-In-Time-trening for å øke engasjementet i salgstrening ved å dele læringsmaterialet opp i små informasjonsbiter, hver på linje med en oppgave som kunne fullføres raskt. I stedet for å fyre opp nye ansatte med informasjon om bord, sørget pawTree for at de ansatte lærte ferdigheter mens de utførte en oppgave, og brukte ferdigheter etter hvert som de lærte dem. Selgerne – som ikke er heltidsansatte, men som selger pawTree-varer som en sidejobb – var ekstremt engasjert i denne opplæringen, med 90 prosent av representantene som fullførte alle oppgavene i kurset.

Gresvik AS, et selskap som eier og driver en kjede av sportsvareforhandlere i Norge, har også med suksess brukt Just-In-Time Training for å øke salget. Fordi butikkene er avhengige av ukentlige salgskampanjer for å tiltrekke seg kunder, måtte ansatte i butikkene holdes orientert om hva disse kampanjene var og hvordan de skulle forberede butikken. Gresvig introduserte en mobilapp for sin detaljhandelsstyrke for å oppdatere dem om ukentlig salg, erstatningsprodukter, værbaserte butikkvisninger, og også for å se hvilke ansatte som er oppdatert - ansatte bruker appen for å bekrefte når de er kampanjeklare. I følge informasjon utgitt i 2016 økte salget av anbefalte produkter med 154 prosent hos én kjede, Intersport, etter at appen ble introdusert.

Stol på at ansatte vet det de ikke vet

I følge Deloittes 2017 Global Human Capital Trends-rapport er halveringstiden for en typisk innlært ferdighet fem år. Ansatte - som kan forvente en 60- eller 70-årig karriere - må dyktiggjøre seg raskt, og de må kunne fylle hullene i kunnskapen så snart de legger merke til dem. Bedrifter trenger det også, men de må også være i stand til å finne en balanse mellom å la ansatte få autonomi til å lære på forespørsel, samtidig som de leder de ansatte til relevante ressurser.

Mens organisasjoner som forblir lenket til ideen om et sentralt bedriftsuniversitet vil bli etterlatt, vil organisasjoner som gir sine ansatte friheten til å lære når de trenger det, være mer smidige og bærekraftige ettersom arbeidere oppsøker – eller får servert – kunnskapen de trenger til nøyaktig rett tid.