Du innbiller deg det ikke: ansatte leser ikke e-postene dine

La oss si at du er i Human Resources-teamet, eller leder for en avdeling.

Og det har skjedd en viktig endring i selskapets politikk.

Det er viktig at alle ansatte vet om denne endringen fordi den vil påvirke måten de gjør jobben sin på, så du gjør det enhver samvittighetsfull sjef ville gjort.

Du er på jobb sent en kveld, skriver en lang e-post med detaljer om policyendringen og sender den til hele teamet.

Så går du hjem, fornøyd med at alle er oppdatert. Men er de det?

«Den neste dag har du bare fått noen «ok» eller «skjønte det!»-svar fra teamet ditt, og noen av dine ansatte gjør tydeligvis fortsatt jobben sin på den gamle måten, uten å ta hensyn til policyendringen.»

Ansatte svarer ikke på e-post

Du forstår at det tar litt tid å endre vaner, men du mistenker at noen ansatte ikke har lest meldingen din i det hele tatt.

Sannheten er at minst en tredjedel av de ansatte sannsynligvis ikke gjorde det. Enn si bekrefte eller svare på e-posten din.

Du kan selvfølgelig ikke tvinge noen til å lese e-postene dine. Og selv om du kunne, er det kanskje ikke den beste bruken av tiden din eller deres.

Men det er noen ting du kan gjøre for å sikre at meldingene dine blir sett og lest av folk som trenger å se dem. I dette innlegget skal vi se på årsakene til at de ansatte ikke leser e-postene dine. Pluss noen få ideer og taktikker for å få ansatte til å lese e-poster, kunngjøringer og kommunikasjon fra HR.

Hvorfor dine ansatte ikke leser e-postene dine

Byttekostnadene ved e-post

Det tar ansatte i gjennomsnitt 23 minutter å gå tilbake til en oppgave etter å ha blitt avbrutt av en e-post. Og når de prøver å fokusere på en oppgave, sier 62 % av de ansatte at e-post er deres største distraksjon.

Det er derfor ikke rart at de ansatte kanskje ikke leser e-postene dine. Men det er andre grunner også.

Ignorerer e-poster på arbeidsplassen

Ansatte er begravet under et snøskred av e-post. Vurder følgende statistikk:

• I følge en undersøkelse utført av APPrise innrømmer 30 prosent av de ansatte at de ikke leser e-poster fra arbeidsgiverne sine.
• En undersøkelse fra PoliteMail av 56 millioner interne e-postmeldinger fant at selv om 77 prosent av de ansatte åpnet interne e-poster, leste 37 prosent av mottakerne disse meldingene og bare 24 prosent klikket seg gjennom for å se lenker eller bilder.
• I 2017 sender og mottar bedriftsbrukere rundt 120 e-poster hver dag, ifølge en rapport fra Radicati Group.

De vet ikke hva som er viktig og hva som ikke er det. Så nei, du forestiller deg det ikke. Ansatte åpner virkelig ikke e-posten din. For å være rettferdig mot teamet ditt, er det mange grunner til at de ikke engasjerer seg i intern kommunikasjon.

Mange ansatte ignorerer kunngjøringer

"Dagens ansatte er overveldet av e-posten deres. McKinsey Global Institute fant at ”den gjennomsnittlige arbeideren bruker 13 timer - anslagsvis 28 prosent av arbeidsuken sin - på å administrere e-posten sin.”"

Avbruddene som genereres av disse e-postene kan være frustrerende, ifølge Information Overload Research Group (IORG): Hvis en kunnskapsarbeider blir avbrutt på jobb, tar det 10 til 20 ganger varigheten av avbruddet å komme seg tilbake og komme tilbake til sin forrige oppgave.

Tjueåtte prosent av arbeidsdagen, sier IORG, spises opp av informasjonsoverbelastning.

I møte med all den e-posten, kan det hende at arbeidere som står overfor prosjektfrister, salgshenvendelser, misfornøyde kunder eller andre presserende e-poster på jobb, ikke prioriterer bedriftskunngjøringer.

Når de får en melding fra selskapet – muligens en lang tekstblokk som er vanskelig å skanne, eller en med en uinformativ emnelinje, eller en tørr e-post om noe som compliance-opplæring – kan en travel arbeidstaker ganske enkelt gå over den e-posten til fordel for e-post som må behandles akkurat nå.

"”Jeg skal lese den senere," tenker de kanskje. Eller de kan bare bestemme seg for å ignorere meldingen fullstendig, forutsatt at en leder vil følge opp den personlig eller i en annen e-post."

Hvordan få ansatte til å lese e-poster

Selv om det kan være forståelig at ansatte ikke bruker tid på e-postene dine, er det fortsatt dårlige nyheter for bedriften din.

Dine ansatte kan ikke gjøre jobben sin godt hvis de ikke er klar over en oppdatert policy eller forskrift.

Dette problemet er ille nok i tradisjonelle mursteins- og mørtelkontorer, hvor ledere kan gå bort til en pult og spørre en medarbeider om de har lest en e-post, men det er verre for selskaper med ekstern arbeidsstyrke. Kommunikasjon er livsnerven til eksterne team, og hvis noen av disse kommunikasjonene ikke blir lest, lider hele teamet.

Når en ansatt ignorerer e-postene dine

Ulest og ignorert kommunikasjon er et symptom på uenighet i arbeidsstyrken.

Gallups siste State of the American Workplace-rapport viser at bare 33 prosent av de ansatte er engasjert på jobb.

Det er et opprørende tall, men enda verre, bare 6 av 10 ansatte vet hva lederne forventer av dem.

Det er et bevis på et kommunikasjonsbrudd på jobben.

Engasjerte medarbeidere er glade ansatte, og jo gladere de er, jo mer produktive blir de: De møter oftere på jobb, har færre sikkerhetshendelser, er flinkere til å hjelpe kunder, og bedriftens bunnlinje tikker oppover.

Det er viktig å merke seg at engasjement ikke bare handler om lykke. Det handler også om å møte de ansattes behov på jobben: sørge for at de vet hva selskapet forventer at de skal gjøre, og ha verktøyene til å gjøre det.

Her er gnisten: du kan kanskje gi den informasjonen allerede. Du kan sende dem en e-post konstant. Hvordan kan du engasjere de ansatte hvis de rett og slett ikke åpner e-posten din? Heldigvis er det noen ting du kan gjøre for å få meldingene dine gjennom til hele teamet.

Hvordan adressere ansatte som ikke leser e-post

1. Finn ut hvem som leser meldingene dine.

"Bedriften din måler nesten helt sikkert lesefrekvenser på eksterne markedsførings-e-poster til potensielle kunder, men måler du bedriftens kommunikasjon? Sannsynligvis ikke; svært få selskaper sjekker lesefrekvenser for intern e-post. Å bruke et verktøy som lar deg måle åpningsrater for e-posten din er en god start. Som ledelsesekspert Peter Drucker har blitt kreditert med å si," du kan ikke administrere det du ikke måler.”

2. Ta kontakt med teamet ditt ofte.

Hvis du er som de fleste ledere, følger du allerede opp med teamet ditt, og sender stadig mer irriterende meldinger for å få de ansatte til å lese den originale e-posten din. Det er sannsynligvis ikke den typen sjef du ønsker å være, og du får sannsynligvis ikke de resultatene du ønsker.

Gallup foreslår en annen tilnærming. I følge rapporten State of the Workplace reagerer arbeidere godt når lederen deres fungerer som coach. Gallup foreslår at ledere sjekker inn ofte med teammedlemmer, har raske personlige samtaler for å få dem oppdatert, sørge for at de har alt de trenger og for å sjekke fremgangen deres med arbeidet.

Denne tilnærmingen kan representere en betydelig endring i ledelsesstilen din, men det er verdt å gjøre det. Ansatte, uansett hvor uengasjerte de kan virke, er sultne på denne typen samtaler: Gallup fant ut at de fleste ansatte vil at sjefene deres skal snakke mer med dem.

3. Kutt ned på e-post.

Hvis de ansatte ikke leser e-posten din, er det kanskje på tide å redusere e-posten de får, i det minste fra deg.

Uansett hvor god leder du er, vil kulturen rundt jobbe-post være vanskelig å endre. Teamet ditt er opptatt, og de er allerede begravet under mange e-poster.

I stedet for å stresse de ansatte med mer e-post enn de kan lese, hvorfor ikke levere informasjonen din på en annen måte? Hvis du bruker en coachende tilnærming, kan du levere informasjon ansikt til ansikt, men hvis det ikke er gjennomførbart for deg, er det mange forretningskommunikasjonsverktøy som ikke er e-post: Slack, Workplace by Facebook, Sharepoint eller bedriftens intranett.

Hvordan får jeg ansatte til å svare på e-postene mine?

Hvis du er ansvarlig for selskapets kommunikasjon, er ikke arbeidet ditt ferdig etter at du har skrevet en e-post og trykket på send.

En leders jobb er ikke bare å sende informasjon til et team; det er å sørge for at de leser, forstår og lærer den informasjonen slik at de kan bruke den på sitt eget arbeid.

Og faktum er at e-posten din, uansett hvor godt skrevet den er, kan bli ignorert av opptil halvparten av teamet ditt.

Lange, kjedelige e-poster blir ikke lest. Meldinger som sendes når ansatte er i tennene til et stressende prosjekt vil sannsynligvis bli ignorert. Informasjonen i en e-post uten bilder eller videoer kan skumles i stedet for å bli absorbert.

Få ansatte til å svare på e-postene dine ved å gjøre følgende:

• Hold det kort
• Kom raskt til poenget ved å starte med den viktigste informasjonen
• Hold deg til de mest presserende punktene
• Vær samtale - hvilke ord vil du bruke for å kommunisere dette personlig?
• "Bruk formatering (dvs. ”fet”, kursiv, annen farge) for fremheving"
• «Inkluder en «call to action» – folk er mer sannsynlig å svare hvis du ber dem om det»
• Bruk emojier med omhu
• Skap en følelse av at det haster – forfallsdatoer eller begrensede alternativer
• Bcc deg selv på masse-e-poster
• Inkluder bare viktige mottakere
• Bruk en oppsiktsvekkende emnelinje
• Motstå trangen til å sende vedlegg
• I disse dager er vi vant til å få informasjonen vår i korte lydbiter, og vi foretrekker visuelle hjelpemidler fremfor lange tekster.
• Rediger hensynsløst; hver setning skal flytte meldingen fremover
• Bruk punktlister i stedet for avsnitt når det er mulig

Nei, de ansatte leser ikke e-posten din, men la oss være ærlige: den tradisjonelle jobb-e-posten er ikke god nok lenger. Bedrifter som ønsker en velinformert, engasjert, produktiv arbeidsstyrke, må forbedre kommunikasjonsspillet før de ser lesefrekvensen øke.

Interne HR-kunngjøringer Eksempelmaler for e-post

Å lage e-poster for å få ansatte til å lese dine interne kunngjøringer trenger ikke å være vanskelig. Her er noen maleksempler du kan bruke for å komme i gang:

"1. E-posten ”What's In It For Them”

"2. E-posten ”Vi er her for å hjelpe”

"3. E-posten ”Dette er viktig”

Konklusjon

Hvis du vil at de ansatte skal lese HR-e-postene dine, må du sørge for at innholdet er relevant og målrettet mot deres behov.

Prøv å bruke forskjellige kanaler som Slack/Teams, eller til og med videomeldinger, for å få frem budskapet ditt. Eller til og med SMS og Whatsapp.

Og til slutt, ikke glem å holde kommunikasjonslinjene åpne ved å oppmuntre ansatte til å stille spørsmål og gi dem ressursene de trenger for å finne svar. Hvis du bruker tipsene i dette innlegget, vil du være på god vei til å øke medarbeidernes engasjement og sikre at HR-kommunikasjonen din blir lest og forstått. Takk for at du leste!