Chat og fremtidens kommunikasjon på jobb

Chat er fremtiden for kommunikasjon på jobben, men vi kan ikke komme til den fremtiden når vanene våre på jobben er forankret i fortiden.

E-postproblemet

E-post har vært den dominerende formen for kommunikasjon på arbeidsplassen i flere tiår, men røttene er overraskende foreldet. CC- og BCC-funksjonene sporer opprinnelsen til karbonpapir brukt på 1800-tallet. Vi har i hovedsak tatt et konsept fra tiden med håndskrevne brev og festet det til digital kommunikasjon. Resultatet? Et system som aldri ble designet for tempoet og volumet til moderne arbeid.

Tallene forteller historien: den gjennomsnittlige profesjonelle mottar 120 daglige e-poster og bruker 3,3 timer på å sjekke jobbe-e-post. Til tross for denne enorme tidsinvesteringen, leser bare 34 % av de ansatte faktisk interne meldinger, til tross for at 77 % åpnet dem. Tenk på det - tre fjerdedeler av interne e-poster åpnes, men bare en tredjedel blir faktisk lest. Det er et enormt kommunikasjonsgap som gjemmer seg for øyet.

Generasjonsskiftet

Millennials foretrekker overveldende chat-basert kommunikasjon fremfor e-post. Dette betyr noe fordi innen 2025 vil Millennials utgjøre 75 prosent av den globale arbeidsstyrken. Organisasjoner som klamrer seg til e-post-først kommunikasjonsstrategier vil finne seg i stadig større grad i utakt med hvordan deres ansatte naturlig kommuniserer.

Men det er ikke bare millennials. Preferansen for meldinger strekker seg over generasjoner: 65 % av Gen X og 63 % av Boomers foretrekker også meldinger som kommunikasjonskanal. Chat er ikke en kjepphest – det er et universelt skifte i hvordan folk ønsker å kommunisere.

Chatadopsjon er allerede her

Adopsjonstallene er svimlende. Facebook Messenger har over 1 milliard brukere. WhatsApp har over 1 milliard brukere. Folk har allerede stemt med tommelen - meldinger er hvordan verden kommuniserer. Arbeidsplassen er den siste grensen, og den innhenter raskt. Verktøy som Slack, Microsoft Teams og andre chat-plattformer er i ferd med å bli de primære kommunikasjonskanalene for fremtidsrettede organisasjoner.

Engasjementsgapet

Ifølge Gallup er kun 33 % av de ansatte engasjert i jobben. Og bare 13 % mener at organisasjonens ledelse kommuniserer effektivt. Disse to statistikkene er dypt forbundet. Når kommunikasjonen svikter, lider engasjementet. Når ansatte ikke føler seg informert, koblet eller hørt, kobler de seg fra.

Tradisjonelle kommunikasjonskanaler som e-post, intranett og møter med alle hender løser tydeligvis ikke dette problemet. Organisasjoner må møte ansatte der de allerede er – på meldingsplattformer de bruker hver dag.

Chatbot-løsningen

Gartner har spådd at chatbots vil bli en primær kanal for kundeservice og intern kommunikasjon. Men applikasjonene går langt utover kundestøtte. Chatbots kan transformere hvordan organisasjoner kommuniserer med ansatte – fra onboarding og opplæring til daglige innsjekkinger og innsamling av tilbakemeldinger.

Engasjementstallene er overbevisende. Ifølge HubSpot hadde Facebook Messenger-sendinger 242 prosent bedre åpningsrater enn e-post. Det er ikke en marginal forbedring – det er et helt annet nivå av rekkevidde og engasjement.

Når du kombinerer chat-basert kommunikasjon med intelligent automatisering gjennom chatbots, får du et kraftig system som kan levere personlige, tidsriktige og engasjerende meldinger til hver ansatt. Dette er spesielt kraftig for onboarding, der rettidig kommunikasjon er kritisk og mengden informasjon kan være overveldende for nyansatte.

Veien videre

Fremtiden for kommunikasjon på arbeidsplassen er samtale, mobil og øyeblikkelig. Organisasjoner som omfavner chat-basert kommunikasjon vil se høyere engasjement, bedre oppbevaring av informasjon og sterkere forbindelser mellom ansatte og selskapet. Teknologien er klar. Arbeidsstyrkens preferanser er klare. Det eneste spørsmålet er hvor raskt organisasjonen din vil gjøre skiftet.